Privacy

Privacy statement & privacy-beleid Linkit

Dit document is opgesteld om alle leden van studievereniging Linkit te informeren over de omgang en verwerking van de persoonsgegevens van de leden die wij gebruiken binnen de vereniging. De aanleiding van dit document is de nieuwe wet vanuit de Europese unie over persoonsbescherming genaamd Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Vanaf 25 mei 2018 gaat deze wet in werking. Als vereniging willen wij de persoonsgegevens zorgvuldig opslaan en verwerken waar nodig. Een belangrijk onderdeel van deze nieuwe wetgeving is transparantie en informatie bieden hoe dit wordt gedaan, mede hierom is dit document opgesteld.

 

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleidt kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar ook je voornaam samen met je geboortedatum. Ook foto’s en video’s vallen onder deze nieuwe wetgeving.

 

Van wie verwerkt S.V. Linkit gegevens?

S.V. Linkit verwerkt persoonsgegevens van mensen waar wij direct of indirect een relatie mee hebben. Hieronder vallen bijvoorbeeld:

  • Mensen die zich hebben ingeschreven bij de studievereniging;
  • Mensen waar wij contact mee hebben gezocht of die contact met ons hebben gezocht;
  • Mensen die aan S.V. Linkit verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Wie is verantwoordelijk voor het verwerken van je persoonsgegevens?

De verantwoordelijkheid van het verwerken van de persoonsgegevens ligt bij het huidige bestuur, lopend van medio oktober tot medio oktober het volgende jaar. Deze moet toezien dat alleen de personen die toegang mogen deze hebben. Hiernaast moet er voor gezorgd worden dat de systemen die worden gebruikt voor het verwerken van de gegevens voldoen aan de voorwaarden gesteld door de Europese unie. De wisseling van verantwoordelijkheid is van toepassing direct na de chargering van oud naar nieuw bestuur.

Van commissieleden kan verwacht worden om persoonlijk hun gegevens te delen met een partij. Denk hierbij aan het contact opnemen met een partij of bij het huren van een auto voor bepaalde activiteiten. Deze gegevens vallen niet onder de verantwoordelijkheid van S.V. Linkit, omdat zij hier geen directe invloed op kan hebben.

 

Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens?

De persoonsgegevens van de leden zijn door de volgende instanties en onderdelen van de vereniging toegankelijk voor verschillende reden, deze zijn als volgt:

Instantie of onderdeel van de vereniging Welke

gegevens

Toelichting
Het bestuur Alles van het desbetreffende bestuursjaar en het opvolgende (aspirant) bestuur, bestaande uit minimaal drie leden per bestuur. Deze personen hebben toegang vanwege verscheidene redenen. Hierbij kan je denken aan het bijhouden van ledenlijsten, controleren van betalingen, samenstellen commissies, enz. Na het chargeren en dechargeren vervalt de toegang van het gedechargeerde  bestuur.
Raad van Toezicht Alles Van het desbetreffende bestuursjaar, bestaande uit minimaal drie leden. Deze personen hebben toegang vanwege de controlerende functie van de RvT.
Kascommissie  financieel Van het desbetreffende bestuursjaar, bestaande uit minimaal drie personen. Deze personen hebben toegang vanwege de controlerende functie van de kascommissie.
Commissies Activiteit gegevens* Van de activiteit waar mensen(leden) zich voor aanmelden, deze personen hebben toegang tot persoonsgegevens die betrekking hebben op het organiseren en administreren van een desbetreffende activiteit. Deze gegevens worden naderhand verwijderd, waar ernaar gestreefd wordt om dit binnen twee weken te doen.
Stichting Studenten Activiteiten (SSA) Activiteit gegevens* Van het desbetreffende bestuursjaar en het daaropvolgende jaar, bestaande uit minimaal drie personen per jaar. Deze personen maken deel uit van het overkoepelende orgaan geaffilieerd aan de Hanzehogeschool Groningen. Zij controleren het bestuur op de activiteiten die de vereniging heeft georganiseerd.

Hoewel S.V. Linkit nooit zomaar persoonsgegevens zal delen met andere partijen is er altijd een mogelijkheid dat dit vanwege veiligheid of spoed nodig is. Indien hier sprake van is wordt dit van te voren gemeld. Maar het zal in extreme gevallen kunnen voorkomen dat er acuut gehandeld moet worden en dat er dan zonder vermelding persoonsgegevens gedeeld worden met derden.

 

Waarvoor verwerking S.V. Linkit persoonsgegevens?

Als je lid bent/wilt worden van S.V. Linkit of een andere relatie wilt aangaan met de vereniging, heeft de vereniging persoonsgegevens nodig. Deze gegevens worden gebruikt om je op de juiste manier in te schrijven, de volgende persoonsgegevens worden opgeslagen.

Persoonsgegevens Rede van verwerking
Voor- en achternaam Voor ledenregistratie en administratie doeleinden.
Studentnummer Ter bevestiging dat de persoon studeert aan de Hanzehogeschool Groningen.
Adres informatie Het versturen van facturen of aanmaningen, of contact opnemen wanneer anders niet mogelijk of te omslachtig wordt geacht.
Persoonlijk e-mailadres Verzenden van mails vanuit de vereniging, inclusief maar niet beperkt tot nieuwsbrieven, aanmaningen en contact onderhouden met leden na hun studieloopbaan, bijvoorbeeld bij alumnileden
School e-mailadres Verzenden van vermeldingen van studiegerelateerde activiteiten.
Telefoonnummer Voor het bereiken van leden bij activiteiten of calamiteiten. Het telefoonnummer wordt ook bij commissieleden gebruikt voor het samenstellen van communicatiegroepen.
Geboortedatum Voor het volgen van wetten. Denk hierbij aan de NIX18 leeftijdsgrens alcohol tijdens introductieperiodes.
Begin studiejaar Voor administratieve doeleinden.
IBAN & T.N.V. Incasso ledencontributie en controle betalingen activiteiten.
Foto`s Foto`s en video`s van activiteiten worden gebruikt als promotiemateriaal op verschillende platformen. Mocht er een foto zijn van jou die verwijderd moet worden kan je hiervoor contact  opnemen met secretaris@svlinkit.nl.

 

Verwerkt S.V. Linkit ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, zoals gezondheid, strafrechtelijk verleden, seksuele geaardheid of etnische gegevens.

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat van ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan de vermelding van allergieën waar rekening mee moet worden gehouden bij activiteiten.

 

Hoe gaat S.V. Linkit om met je persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die de vereniging heeft, worden veilig bewaard op een wijze die aansluit bij de richtlijnen van de AVG. Voor het opslaan van digitale gegevens gebruikt S.V. Linkit uitsluitend servers die vallen onder het Privacy Shield. Dit is een keurmerk dat de server zich houdt aan de gestelde eisen. Schriftelijke documentatie wordt achter slot bewaard op kantoor waar alleen het bestuur toegang tot heeft.

 

Deelt S.V. Linkit persoonsgegevens?

S.V. Linkit deelt alleen persoonsgegevens wanneer dit nodig is om de vereniging te laten draaien. S.V. Linkit zal persoonsgegevens van haar leden nooit delen met derden met het oog op mogelijke financiële of materiële winst.

 

Hoelang worden persoonsgegevens binnen de vereniging bewaard?

Gegevens gerelateerd aan lidmaatschap worden bewaard zolang het lid zich niet uitschrijft. Na uitschrijven bewaard de vereniging de persoonsgegevens nog maximaal één jaar met als doeleinde alumnischap mogelijk te houden. Na een termijn van één jaar worden de gegevens verwijderd uit het ledenbestand.

Gegevens gerelateerd aan declaraties worden echter langer behouden. Dit wordt gedaan om te voldoen aan de Nederlandse belastingwet, deze stelt dat gegevens omtrent declaraties zeven jaar bewaard moeten blijven.

 

Welke regels gelden er bij het verwerken van persoonsgegevens?

De AVG is een uitgebreide wet die betrekking heeft op veel elementen van een vereniging. Om te zorgen dat de leden beschikking hebben tot de meest recente versie, verwijst S.V. Linkit naar de volgende website.

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/algemene-informatie-avg  

 

Waar kan ik terecht met vragen of klachten?

Mochten er vragen of klachten zijn na het doornemen van dit document betreffende persoonsgegevens kunnen deze gemaild worden naar privacy@svlinkit.nl. Mochten er andere vragen opgekomen zijn buiten de persoonsgegevens om dan kunnen deze gemaild worden naar bestuur@svlinkit.nl. Zijn er vragen of klachten van dringende aard dan kunt u ons kantoor bereiken op het volgende telefoonnummer 050-5954730.

Mocht de klacht van extreme aard zijn of een reactie vanuit bestuur blijft uit na herhaald benaderingen, is er de mogelijkheid om de klacht officieel in te dienen bij de Raad van Toezicht door middel van email: RvT@svlinkit.nl. Mocht deze optie ook geen uitweg bieden kunt u beroep doen via:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/algemene-informatie-avg  

 

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage gegevens(SAR)

Bij aanvraag omtrent inzage gegevens (SAR) of verzoek op vergetelheid (RTBF) reageert het bestuur van S.V. Linkit binnen 30 dagen. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden aan de secretaris (secretaris@svlinkit.nl)

 

Wijzigingen privacy beleid

S.V. Linkit behoudt het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. De meest actuele versie van het privacybeleid wordt gepubliceerd op www.svlinkit.nl/privacybeleid.

 

Cookies

S.V Linkit is wettelijk verplicht bezoekers te informeren over cookiegebruik. S.V. Linkit maakt gebruik van functionele cookies en cookies voor het beheer van webstatistieken en sociale media. De cookies bewaren geen persoonsgegevens en zijn dus niet aan een individu te koppelen. Voor verdere informatie kan je terecht bij:

www.svlinkit/privacybeleid/cookiestatement

 

Disclaimer

De inhoud van www.svlinkit.nl wordt  met grote zorg samengesteld en bijgehouden. Hoewel er geprobeerd wordt om juiste, actuele en betrouwbare informatie te verstrekken, verstrekt S.V. Linkit expliciet noch impliciet enige garantie dat de op of via deze internetsite aangeboden informatie juist, volledig of actueel is. Mochten er vragen opkomen waarvoor exacte informatie nodig is kan er contact opgenomen worden met het bestuur via bestuur@svlinkit.nl.

Meest recentelijk bijgewerkt op 25 mei 12:31

S.V. Linkit